Etikette via E-Mail

E-Mail Knigge

Das wichtigste Medium für den schriftlichen Geschäftsverkehr. Die E-Mail hat den Brief schon seit einiger Zeit abgelöst. Sie ist schnell und in jeder Hinsicht kostengünstig.

Aber auch in einer E-Mail, gerade im Business sollten Sie die Business Knigge beachten und vor allem die Form wahren . Denn technisch gesehen ist die E-Mail auch ein Schriftstück, welches das Unternehmensimage repräsentiert, nicht anders als ein Brief.

Beachten Sie folgende Punkte:

Form:

  • Verzichten Sie nie auf die Anrede (möglichst mit Name) und Verabschiedung.
  • Füllen Sie immer die „Betreff“-Zeile sinnvoll aus.
  • Beachten Sie die Rechtschreibregeln und setzten Sie Absätze.
  • Auf Smileys sollten Sie verzichten.
  • Schreiben Sie nicht alles „GROß“, moderne Internetnutzer deuten das als schreien, das ist unhöflich.
  • Kettenbriefe, PowerPoint Witze und Ähnliches haben in Business E-Mails nichts zu suchen

Tipp:
Sollten Sie länger für die Bearbeitung einer E-Mail brauchen, setzten Sie den Absender in kurzen Worten darüber in Kenntnis.
Versuchen Sie Ihm einen Antworttermin zu nennen, das erspart weiteres Nachfragen und der Absender weiß, dass Sie sich um sein Anliegen kümmern

Der Adressat

In jedem E-Mail Programm, von Outlook bis Thunderbird, haben Sie drei Möglichkeiten einen Empfänger zu definieren.
Das „An“-Feld, das „CC“-Feld und das „BCC“-Feld.

Das An-Feld sollte jedem ein Begriff sein, hier wird der Empfänger der E-Mail eingetragen.
Bei Business Mails sollten Sie wissen, dass Personen, welche als direkter Empfänger eingetragen sind, hiermit zur Handlung aufgefordert werden.

Stehen Sie als indirekter Empfänger im CC-Feld oder im BCC-Feld wird lediglich um Kenntnisnahme gebeten.

Der Unterschied zwischen CC-Feld und BCC-Feld ist sehr relevant:
Im BCC-Feld eingetragene Empfänger sehen nur die Empfänger, welche im CC-Feld und im An-Feld stehen. Weiter Empfänger welche auch im BCC-Feld sind für sie jedoch unsichtbar.

Schicken Sie zum Beispiel nie Produktinformationen, Einladungen oder Ähnliches per CC-Feld an eine Gruppe Ihrer Kunden oder Hersteller, oder noch schlimmer an beide. Nutzen Sie in diesem Fall das BCC-Feld.

Tipp: Falls Sie längere Zeit nicht in der Lage sind Ihre E-Mails zu beantworten, benutzen Sie einen „Outofoffice“-Agenten.
Hinterlegen Sie Dauer der Abwesenheit und nennen Sie einen alternativen Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten.
Der Agent antwortet mit dieser Nachricht auf jede eingehende E-Mail