Etikette am Telefon

Etikette am Telefon.

Das wichtigste Medium für die Kommunikation im Business ist das Telefon. Beim Telefonieren lassen sich sehr viele Dinge schnell, unkompliziert und direkt klären.
Außerdem ermöglicht es den Telefonierenden ein persönliches Verhältnis zueinander aufzubauen, was immer von Vorteil ist.

Ich bin mir sicher, dass Sie (wie auch ich) regelmäßig nach dem Auflegen des Hörers den Kopf schütteln.

Frei nach der Devise :„Was du nicht willst das man dir tut, das füge auch keinem anderen zu“
sollte es für Sie mit folgenden Etikette Richtlinien und Tipps ein Leichtes sein eine solide Beziehungsbasis zum Anrufer aufzubauen.

Business Knigge und Höflichkeit gebieten es, dass Sie:

  • zügig ans Telefon gehen, der Moment nach dem zweiten Schellen ist ideal. Es vermittelt nicht den Eindruck, dass Sie verzweifelt auf Telefonanrufe warten und ist zugleich eine akzeptable Wartezeit.
  • sich mit einer angemessenen Grußformel, dem Firmennamen und Ihrem Namen melden.
  • den Namen oder Firmennamen des Anrufers während des Gesprächs regelmäßig erwähnen, das zeigt Ihr Interesse am Anliegen des Anrufers.
  • einen Anrufer fragen ob es Ihm Recht ist auf die Warteschleife gelegt zu werden oder ob er einen Rückruf bevorzugt. Nennen Sie gegebenenfalls eine ungefähre Dauer der Wartezeit.
  • nicht essen, trinken oder rauchen während des Gesprächs.
  • sich in kurzen Sätze ausdrücken, das erleichtern es dem Anrufer die Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Machen Sie sich das zur Nutze.
  • am Ende des Telefonats die Kernaussagen und Vereinbarungen, die Sie getroffen haben, wiederholen. Auch sollten Sie gegebenenfalls das weitere Vorgehen absprechen.

Sie sollten den Anrufer nicht:

  • länger als 25 Sekunden auf die Warteschleife legen.
  • weiter verbinden, ohne dass er sein Anliegen vortragen konnte. Das ist unhöflich und vermittelt Gleichgültigkeit ihrerseits.

Tipp:
Im Business kann es sehr hilfreich sein, wenn man Sie in guter Erinnerung behält, fügen Sie zum Beispiel Ihrer Verabschiedung die Grußformel „Vielen Dank für Ihren Anruf!“ bei.